Вход

Бизнес-опрос

Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД

Торговля, Склад, CRM - онлайн-сервис для малого бизнеса
    Класс365 предназначен для автоматизации управления предприятиями в сфере торговли и услуг.

  • Торговый и складской учет
  • АРМ кассира
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • CRM, работа с клиентами
  • IP-телефония
  • SMS-оповещения, Email-рассылки
[Официальный сайт сервиса]   [Попробовать бесплатно »]
Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД

При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) после проведения настройки системы с учетом особенностей документооборота организации клиенты сталкиваются с выбором услуг, необходимых для полноценного запуска СЭД в промышленную эксплуатацию. Казалось бы, все необходимое уже сделано – продукт установлен и настроен. Но именно здесь начинается, пожалуй, самый ответственный этап, главная цель которого – выяснить, а правильно ли все настроено, будет ли работать так, как планировали, а также адаптировать пользователей к новой форме работы.

На этом этапе перечень услуг, предлагаемых организациями-«внедренцами», достаточно широк и разнообразен. Мы поговорим о самых популярных и необходимых, без которых практически невозможно начать эксплуатацию системы. Это и знакомое всем нам обучение пользователей, и «технические» процедуры – индивидуальный ввод системы в действие, авторский надзор, проведение опытной эксплуатации и подготовка к вводу системы в промышленную эксплуатацию.

Во время подготовки пользователей преподаватель может выдать ученику лишь ограниченный программой обучения теоретический материал и отработать на практике основные рабочие функции системы. Будущие пользователи СЭД получают теоретическую информацию и базовые практические навыки, которые потом будут пробовать на «живой» системе.

На качество обучения влияют различные факторы, начиная с уровня общей компьютерной грамотности пользователей, психологической готовности к работе в новом формате и заканчивая техническим оснащением аудиторий для обучения. Опираясь на наш опыт внедрения, можно утверждать, что во время подготовки пользователи еще не представляют полностью свой функционал в СЭД. Поэтому для успешного запуска системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию исполнитель предлагает индивидуальный ввод системы в действие и авторский надзор.

Индивидуальный ввод системы в действие на каждом рабочем месте предполагает персональную работу с каждым пользователем СЭД организации-клиента. Он осуществляется на последнем этапе внедрения – при вводе системы в промышленную эксплуатацию. Во время индивидуального ввода в эксплуатацию под «надзором» представителей исполнителя проекта пользователь отрабатывает те функции и операции, которые он должен осуществлять в СЭД. Идет практическое применение теоретических знаний, полученных во время обучения, формирование умений специалиста, идет психологическая адаптация пользователя к системе. Опытные специалисты-«внедренцы» помогают «новичкам» преодолеть страх и неуверенность, прочувствовать все преимущества электронного документооборота.

Ещё одна услуга – авторский надзор, в нашем случае это контроль со стороны исполнителя за соответствием работы пользователей разработанной и принятой в ходе обследования технологии. Смысл авторского надзора в том, чтобы обеспечить реализацию проекта по внедрению именно в том виде, в котором он был задуман. Авторский надзор осуществляется во время опытной эксплуатации СЭД или уже во время запуска системы в промышленную эксплуатацию, так как во время применения технологии работы на практике настройки СЭД требуют дополнений и изменений, которые и вносит исполнитель, обладающий всем объемом информации.

Применение авторского надзора зависит от того, насколько важно конечное соответствие выполненных работ поставленным перед запуском проекта цели и задачам.

В случае с Западно-Сибирской транспортной прокуратурой при внедрении автоматизированного информационного комплекса (АИК) «Надзор» очень важно было отладить технологию движения документов в системе, максимально автоматизировать регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, и в итоге сделать работу в системе наиболее эффективной и оптимальной. Именно поэтому при внедрении АИК «Надзор» они воспользовались услугами компании ООО «КС-Консалтинг» не только по обучению пользователей, но и по осуществлению авторского надзора за ходом реализации проекта. Надзор со стороны исполнителя осуществлялся не только за общей схемой движения документов в системе, постановкой на контроль и исполнением, но и за работой каждого конкретного пользователя.

Итак, остается лишь выбрать, какой услугой при внедрении СЭД воспользуется ваша организация, чтобы запуск и дальнейшее функционирование системы прошли безболезненно для сотрудников и наиболее эффективно для компании. 

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Информация ЦБ РФ

  • 28/06/2017
  • USD: 58.88 -0.12 руб.
  • EUR: 65.96 -0.12 руб.
  • Динамика курсов валют
  •  
  • Золото: 2353.82 -55.18 руб.
  • Серебро: 31.36 -0.64 руб.
  • Платина: 1747.08 -37.92 руб.
  • Палладий: 1627.57 -73.43 руб.
  •  
  • Ключевая ставка: 9.00 %
  • Инфляция: 4.1%

Партнеры проекта