10 правил учета рабочего времени

Когда нет ни времени, ни сил, ни средств на модные и действительно эффективные программы и курсы тайм-менеджмента, на внедрение отличных системы автоматизации бизнеса, можно воспользоваться простейшими приемами, которые помогут превратить рабочий день из гонки на выживание в эффективно и творчески проведенное время.

Данные правила помогут вам навести порядок в учете рабочего времени

Мотивация

Для начала нужно определиться, для чего мы будем сберегать время. Возможно, для того, чтобы уходить с работы вовремя, а не через три часа после звонка, и высвободить вечера для личной жизни. Чтобы прекратить, наконец, постоянные авралы перед сдачей проекта. Может быть, сэкономленное время предполагается потратить на «башорг» или «Одноклассников». Или для того, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы. В любом случае, эта цель должна быть значимой конкретно для Вас.

Порядок и еще раз порядок

Время, потраченное на наведение порядка, окупается с лихвой. Документы подшиты, файлы разложены по папкам, телефоны и адреса электронной почты – в адресной книге. Потерянное время часто начинается со слов: «Где-то у меня было...». Всегда ведите порядок в учете рабочего времени

Без поблажек

Это самый сложный пункт – он требует понаблюдать за собой, причем быть максимально честным и беспристрастным. Уж нам-то кажется, что мы заняты, как пчелы, с утра до ночи, что не теряем впустую ни одной минуты, а если позволяем себе отвлечься – то это не более, чем необходимый отдых. На самом деле, разговоры о жизни, Интернет, ICQ съедают намного больше времени, чем мы можем себе позволить. Кроме прямых потерь, такие перерывы снижают общий темп – каждый раз мы тратим хотя бы несколько минут на возобновление прерванного дела.

Последовательно или параллельно?

Кажется, что если делать несколько дел параллельно, время используется намного эффективнее. Если возможно, откажитесь от этой привычки! Переключение между задачами, особенно если их много, может стать источником заметных временных потерь. Хотя бы на то, чтобы каждый раз находить место, на котором остановились в этот раз.

Правильный порядок

Что-то сделано заранее, а самое срочное опять оставлено на последнюю минуту. Знакомая ситуация? Чтобы этого не происходило, полезно вести список того, что необходимо сделать. И быть честным с самим собой при выборе порядка – не важно, что нравится, а что нет. Проще говоря, нужно вести табель учета рабочего времени.

Не торопиться!

Как ни странно, постоянная спешка может съедать больше рабочего времени, чем размеренный и спокойный ритм. Меньше ошибок – меньше переделывать. Выше качество – больше удовлетворения от работы.

Сокращаем

Каждый телефонный разговор можно сократить как минимум вдвое без потери информации. Каждое совещание распустить на пятнадцать минут раньше. Обычно это не грозит ничем, кроме экономии времени.

Учиться жертвовать

Среди массы важных вопросов и дел всегда есть не очень важные. Ими можно поступиться. Можно примириться со стандартным оформлением документа и не тратить лишнее время на креатив. Можно отказаться от долгих уговоров малоперспективного клиента и потратить время на действительно выигрышные проекты. Красивая заставка на «рабочем столе» далеко не всегда стоит того, чтобы в конце недели снова сидеть на работе допоздна.

На свежую голову

Важное правило тайм-менеджмента – хорошо высыпаться. Когда глаза слипаются, все валится из рук, а нос норовит клюнуть, времени на самые элементарные вещи уходит намного больше. Вообще, есть смысл заняться своим здоровьем. Бодрый и спортивный человек работает заметно эффективнее, чем постоянно простуженный.

Фоновый режим

Самые лучшие идеи приходят в самой неподходящей обстановке. Почему бы не поразмышлять над завтрашним докладом, пока народ сходится к началу совещания? Без особого напряжения мысли – просто прикинуть. Поверьте, это работает.