Движение документов в организации

Составной часть документационного обеспечения управления является документооборот. Документооборотом принято называть движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Движение документов зависит от того, к какой категории они относятся: входящие, исходящие либо внутренние. Если это входящие документы, то их порядок движения в организации следующий: - прием, первоначальная обработка корреспонденции; - распределение документов; - регистрация, рассмотрение руководством; - доставка документов; - исполнение документов; - распределение по делам. Прием и первоначальную обработку принято проводить непосредственно в канцелярии, для того чтобы организовать правильно последующую работу с документами. На этом этапе движения документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, осуществляется сортировка документов на вскрываемые и нескрываемые. После этих операций в движении документов корреспонденция вскрывается и проверяется правильность вложений. Фиксация факта и времени поступления документа осуществляется путем проставления регистрационного штампа, в котором указывается дата поступления и порядковый номер документа. Заканчивается первоначальная обработка документов их сортировкой и направлением документа непосредственно по адресу. Следующий этап движения документов в организации – это рассмотрение. Его принято проводить в день их получения. Принятие решений во время движения документов отражается в резолюции, в которой указывается что и кто должен сделать. После принятия решений в соответствии с резолюцией документ, если он не находится в ожидании, направляется в дело. Порядок движения исходящих документов в организации включает в себя следующие этапы: - составление проекта; - изготовление; - согласование; - заполнение документа; - подписание; - утверждение (в необходимых случаях); - регистрация; - отправка; - подшивка экземпляра письма с приложениями в дело. Как правило, движение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуется в соответствии с порядком движения исходящих документов, а на этапах исполнения - идентичен движению входящих документов.