Материалы круглого стола «Электронный документооборот в России: цели, проблемы, задачи»

За последние 10 лет бизнес с большей готовностью тратит существенные средства на внедрение систем электронного документооборота в своих организациях, российские предприниматели – не исключение, подтверждением тому служит недавно прошедший круглый стол «Электронный документооборот в России: цели, проблемы, задачи».

Его организаторами стали руководители Союза ИТ-директоров России (СоДИТ), Института современного развития (ИНСОР) и Совета Межрегиональной общественной организации «Ассоциация защиты информации».

В обсуждении принимали участие не только коммерсанты, но и компетентные представители таких организаций, как ЕВРААС, НАИРИТ, НАУЭТ, были привлечены ведущие специалисты ФСБ России, Аппарата Совета Безопасности РФ, Комитета Государственной Думы по безопасности и информационной политике, информационным технологиям и связям.

Главной на повестке дня стала тема хранения электронного документооборота, его организации и совершенствования законодательной базы. Результаты обсуждения показали, что наиболее остро стоит вопрос изменения и уточнения Закона об электронной подписи.

Ниже приведен список самых существенных из предложенных в ходе обсуждения мер:

• Подготовка специалистов и создание соответствующих подразделений в таких организациях, как Банк России, налоговая служба позволит разработать единые правила хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в электронном виде на государственном уровне. Эти же структуры будут осуществлять контроль за исполнением всех регламентов.
• В первоочередном порядке следует осуществлять внедрение электронного документооборота в государственных и муниципальных учреждениях.
• Основополагающий принцип организации архива ЭД заключается в том, что в архив предоставляется не цифровой оригинал, а заверенная электронная копия. В момент подачи документа в архив проверяется его подлинность посредством ЭЦП, которая подтверждается созданием специального документа, создается копия оригинала. В дальнейшем, при необходимости работы с этим документом перепроверка ЭЦП уже не требуется, хотя сохраняется как сам документ, так и ключи к нему.
• Цель электронного архива – обеспечить соответствие хранящихся в нем документов бумажным аналогам. Доказательством подлинность здесь служит скорее его четкая, упорядоченная взаимосвязь с другими электронными документами, чем индивидуальные признаки защиты.
• Важно предусмотреть возможность экспорта/импорта данных на законодательном и техническом уровнях. В случае необходимости заинтересованные лица могли получить бумажную копию, аудио- или видеоряд, которые могли бы быть заверены сотрудниками архива и иметь юридическую силу, аналогичную оригиналу документа.
• В целях сокращения бумажных носителей архива было выдвинуто предложение о сокращении сроков хранения тех документов, период хранения которых органичен. Так например документ со сроком хранения 5 лет, размещается в архив в бумажной форме сроком на 3 года, а последующие 2 года он хранится в электронном виде.
• В случае осуществления строгого контроля за действиями предприятий и исполнения всех требований организациями следует разрешить им уничтожать бумажные носители и хранить документы только в цифровом формате.
• Была озвучена необходимость создания нормативного документа, запрещающего и/или затрудняющего переход с электронного носителя информации на бумажный. Такие правила позволили бы в значительной степени сократить бумажный документооборот и создавать все новые документы только в электронном виде.
• Большинством участников было выдвинуто предложение Федеральному архивному агентству (Росархиву) заняться разработкой методологии в области регулирования электронного документооборота.

Основная идея всех выступлений сводится к необходимости создания действенной нормативно-законодательной базы, учитывающей интересы всех сторон. Остается надеяться, что материалы круглого стола послужат катализатором для принятия соответствующих мер правительством.