Вход

Бизнес-опрос

База контактов и органайзер-ваш ежедневный помощник!

Торговля, Склад, CRM - онлайн-сервис для малого бизнеса
    Класс365 предназначен для автоматизации управления предприятиями в сфере торговли и услуг.

  • Торговый и складской учет
  • АРМ кассира
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • CRM, работа с клиентами
  • IP-телефония
  • SMS-оповещения, Email-рассылки
[Официальный сайт сервиса]   [Попробовать бесплатно »]
База контактов и органайзер-ваш ежедневный помощник!

Каждый современный человек много общается, знакомится, обзаводится новыми связями как личными, так и деловыми. Число клиентов, друзей, знакомых, партнеров постоянно увеличивается и все эти контакты нужно куда-то записывать, где-то их хранить. Понятно, что записывать их на бумажках и клеить на монитор – это ненадежно, тем более, такие записки будут теряться и могут быть доступны другим лицам.

 

Что хранить?

Кроме личных и деловых контактов (адреса, телефоны, e-mail, skype и т.д.), люди также записывают идеи, рецепты, деловые записки, ссылки Интернета, пароли и многое другое, а также ведут дела, напоминания о важных событиях, днях рождения, важных встречах и т.п.

 

Где хранить?

Конечно, в мире современных технологий, вы можете хранить важную информацию в смартфонах, файлах, в различных офисных программах Word, Excel, Outlook и даже в зарубежных облачных хранилищах, если полностью доверяете им.Таких программ и мест хранения может быть достаточно много. Кроме того, важным вопросом является не только способ и место хранения информации, но и надежность хранения, а также удобство поиска и обработки информации.

 

Для чего нужны программы-органайзеры?

Основное назначение таких программ – ведение задач и планирование дел, наподобие бумажного делового ежедневника. Но программные аналоги таких ежедневников намного шире по своим возможностям, т.к. позволяют хранитьеще и контактную информацию, которая является наиболее ценной.

 

ExilandAssistant – ваш ежедневный помощник на работе и дома

Одной из программ-органайзеров является программа ExilandAssistantроссийского разработчика ExilandSoftware. Удобное и структурированное хранение информации в виде дерева – это лишь малая часть возможностей органайзера. Сильной стороной программы является набор сервисных функций, таких как быстрый поиск текста по всем полям базы, импорт базы контактов из MSExcel, OpenOffice Calc, Iphone и Google Contacts через формат vCard, CSV-файлов,выгрузка данных в форматы MSWord, Excel, HTML, печать на принтере, синхронизация контактов с MSOutlook, рассылка писем по базе клиентов по заранее подготовленному шаблону и многое другое.

 

Благодаря возможности добавления полей (расширяемой структуре данных) и гибкости настроек, органайзер может использоваться не только в домашних условиях, но ив любой сфере бизнеса, будь то машиностроение, торговля или научная деятельность. Область применения органайзера очень велика.

 

Если вы часто забываете Дни Рождения знакомых и друзей, если нуждаетесь в помощнике,который бы напоминал вам о важных встречахи делах, Exiland Assistant придет вам на помощь. По мнению многих пользователей, программа имеет интуитивно-понятный интерфейс и заслуживает вашего внимания, не требуя от вас каких-либо специальных знаний.

 

Рис 1. Главное окно программы

 

Все записи (контакты, организации, заметки, задачи и т.п.) хранятся в группах. Слева расположена древовидная структура разделов и групп. Группы выглядят как папки, т.к. имеют схожесть с директориями в файловой системе. Как только вы выберите группу в дереве, по центру отобразится список записей, входящих в данную группу. Порядок колонок для отображения списка является настраиваемым. Клик мышью по названию колонки дает нужную сортировку записей. Справа отображается панель детализации той записи, на которой находится курсор в данный момент.

 

Рассмотрим основные функции программы.

 

Хранение контактов 

Программа является универсальной и может хранить разного рода контакты: друзей, знакомых родственников, клиентов, партнеров и т.д. При создании контакта вы можете заполнить достаточно большое количество полей, расположенных на разных вкладках (см. рис. 2).

 

Рис 2. Карточка контакта

 

Если вы работаете с клиентами, то на вкладке «События» вы можете вести события по клиенту: звонки, встречи, общения по телефону и даже делать напоминания, например «Позвонить по поводу совещания». Если существующих полей для хранения информации недостаточно, то вы можете создать свои поля или переименовать существующие. Дополнительные поля отображаются во вкладке «Доп.инфо». Вкладка «Примечания» используется как текстовый редактор, куда можно записывать любую информацию по данному контакту.

 

Хранение организаций 

Раздел «Организации» предназначен для хранения юридических лиц, которые по отношению к вам могут быть клиентами, поставщиками, должниками и т.д. Карточка организации выглядит следующим образом (см. рис.3) и содержит большое количество полей. Если вы записываете клиентов в Excel, то программа позволяет импортировать данные в программу всего за несколько шагов.

 

Рис 3. Карточка организации (юр.лица)

 

Хранение заметок 

Заметки в программе нашли очень широкое применение, поскольку могут хранить произвольные тексты, отформатированные различными стилями по вашему усмотрению. Создание заметки представляет собой мощный текстовый редактор, где вы можете выделять текст цветом, стилем, изменять размер шрифта, вставлять картинки  и т.п. (см. рис. 4).  Каждый человек всегда найдет что хранить в заметках: одни хранят заметки по выбору товаров (фотоаппаратов, стиральных машин и т.п), другие – записывают контакты по массажным услугам, третьи - хранят кулинарные рецепты. Бизнесмены и ИП могут хранить планы и результаты своей деятельности и многое другое.

 

Рис 4. Окно редактирования заметки

 

Ведение задач, планирование дел 

Раздел «Задачи» может быть использован как для личного планирования дел, так и для создания задач сотрудникам. Классический пример: в небольшой организации работает несколько менеджеров, которые ведут общую базу клиентов (обзванивают их, рассказывают об акциях, предлагают товары или услуги и т.п.). Директор или старший менеджер в программе Exiland Assistant может создать задачу конкретному менеджеру - составить план обзвона или отправить коммерческое предложение потенциальному клиенту. Данный менеджер получит напоминание о задаче в виде всплывающего окна в программе и сможет пометить состояние задачи как «выполненное» или указать процент ее выполнения. Понятно, что до полноценной CRM-системы программе еще далеко, но для ведения личных дел, таких как оплата кредитов, оплата коммунальных услуг, возврат долгов, замена картриджей в фильтре, программа вполне подходит. Пример одной из важнейших задач – своевременная оплата кредита (см. рис.5).

 

Рис 5. Карточка задачи

 

Задача является повторяющейся с периодом в 1 месяц, т.к. оплата кредита обычно происходит из месяца в месяц. Поэтому на скриншоте установлена галочка «Повторяющаяся задача».Если программа не смогла напомнить о задаче вовремя, то она напомнит о задаче сразу после того, как пользователь запустит программу.

 

Ссылки 

Для хранения ссылок предназначен специальный раздел в программе, однако, текстовые ссылки можно также сохранять в любых текстовых полях, заметках или в закладке «Примечания» в карточке контакта или организации.

 

Рис 6. Карточка ссылки


Ссылки могут быть 3 типов: web-ссылка, ссылка на файл/папку на диске или ссылка на запись из любого раздела в программе.Вы можете, например, указать ссылку на важного человека из раздела «Контакты», чтобы по ссылке быстро переходить к нему. Также ссылки можно создавать в карточке контакта/организации в закладке «Ссылки», таким образом, связать записи из разных разделов друг с другом.Например, организацию можно связать с сотрудниками, которые в ней работают или из карточки сына указать ссылку на отца, тем самым обозначить родственную связь и создать возможность быстрого перехода от отца к сыну и наоборот.

 

События 

Еще одну интересную возможность предлагает программа – хранение событий. Здесь вы можете хранить как прошедшие, так и предстоящие события: праздники, свадьбы, различные памятные даты, мероприятия или события, связанные с бизнесом, например, день открытия первого филиала вашей компании или день знакомства с китайскими партнерами  т.д. Как правило, о событиях нужно напоминать или кого-то поздравлять. ExilandAssistantне даст вам забыть о важном мероприятии и подготовиться к нему.

 

Рис 7. Карточка события

 

Быстрый и детальный поиск по базе 

Если вы забыли, в какой группе находится нужный вам контакт или заметка, просто воспользуйтесь детальным поиском по всей базе, который расположен слева, под деревом. Чтобы найти нужные вам данные, введите хотя бы часть слова в поле ввода и нажмите «Найти» (см. рис .8).

 

Рис 8. Панель детального поиска

 

Программа выполняет детальный поиск по всем полям базы во всех разделах и делает это очень быстро. В результат поиска будут выведены найденные записи, а также названия полей, в которых было найдено искомое слово. Кликнув по наименованию записи вы тут же перейдете к этой записи в базе.

 

Кроме детального поиска, в программе существует также быстрый поиск, расположенный в главном окне (см. рис 1) над таблицей сверху. Фактически, быстрый поиск является фильтром, который позволяет по любой части слова отфильтровать записи в текущей группе или разделе.

 

Импорт/Экспорт данных

Как правило, все пользователи ПК первоначально ведут записи в Excel. Как только появляется необходимость использования органайзера, возникает потребность импорта записей из Excel в базу. Exiland Assistant позволяет импортировать данные из:

- Microsoft Excel;

- OpenOffice Calc;

- Google Contacts (черезCSV-файл);

- CSV-файла;

- vCard-файла (IPhone, Skype, Google Contacts)

 

В справке F1 достаточно хорошо описана процедура импорта и другие возможности программы.

 

Экспорт данных также возможен в различные форматы: MSExcel, MSWord, HTML, текстовые файлы, PDF, печать на принтере.

 

Надежность

Ваши данные, хранящиеся в базе, надежно зашифрованы. В платных версияхPersonalи Enterprise программа автоматически создает резервные копии базына регулярной основе. Также в программе предусмотрена защита данных от кражи путем привязки к корпоративной сети, к ПК по имени, к имени домена и другие варианты привзок. В сетевой версии, используя ограничение прав доступа,вы можете запретить выгрузку данных на диск или отправку данных по электронной почте.

 

Варианты программы ExilandAssistant

Exiland Assistant Free – бесплатный вариант органайзера, обладающий минимальным, но в то же время, достаточно большим набором возможностей. Работает с локальным файлом данных и предполагает использование программыодним пользователем. Версия Freeиспользуется, как правило, для личных целей, но также может бесплатно использоваться на работе.

 

Exiland AssistantPersonal– платная персональная версия с расширеннымивозможностями. Она может быть использована как для бизнеса (например, для работы с клиентами), так и для собственных целей- контактов, событий, в качестве записной книжки, для хранения ссылок и паролей и многого другого).

 

Exiland Assistant Enterprise –сетевой вариант, предназначенный для коллективной работы нескольким пользователям с общей базой клиентов,задач, заметок, событий, ссылок и т.д. Да и вообще, программа может работать с любой информацией, так или иначе касающейся бизнеса. Версия Enterprise, как и в Windows,имеет свою системуправ доступа пользователей. Права могут ограничиваться как на функции программы, так и на данные, хранящиеся в базе. Программа использует локальный файл данных и выполняет синхронизацию с общей базойна сервере. Это позволяеторганайзеру работать очень быстро и не требует постоянного соединения с сервером. Такой принцип работы дает значительноепреимущество,по сравнению cклассической клиент-серверной технологией.

 

Бесплатную или демо-версию ExilandAssistant можно скачать на официальном сайте

На любые ваши вопросы по материалам сайта с удовольствием ответит наш консультант. Добавьте ваш вопрос в форме ниже.

Вы можете получить бесплатную консультацию по малому бизнесу у нашего опытного эксперта.

Присоединяйтесь к нашему сообществу вКонтакте.

Комментировать

  • HTML-теги запрещены
  • Строки и параграфы переносятся автоматически.

Информация ЦБ РФ

  • 19/02/2017
  • USD: 57.63 руб.
  • EUR: 61.45 руб.
  • Динамика курсов валют
  •  
  • Золото: 2300.29 +28.29 руб.
  • Серебро: 33.54 +1.54 руб.
  • Платина: 1878.92 +19.92 руб.
  • Палладий: 1465.71 +14.71 руб.
  •  
  • Ключевая ставка: 10.00 %
  • Инфляция: 5.0%

Партнеры проекта